De stad Mechelen lanceerde vorige maand voor haar personeelsleden een grote wedstrijd onder het motto ‘Laat de stad vanzelf draaien!’. Iedereen kon voorstellen doen om de dienstverlening van de stad te verbeteren en te vereenvoudigen. Maar liefst 173 ideeën en suggesties zijn binnengekomen.
Niet minder dan 62 personeelsleden dienden voorstellen in om de administratie van de stad te vereenvoudigen. De ideeën draaiden rond efficiënter werken, afstemming van werk tussen diensten en departementen, informeren van personeel en interne communicatie, stadsinfrastructuur, personeelsbeleid en vereenvoudigingen voor de burger. De opvallendste voorstellen waren een kantoor-opruim-dag, een stille werkruimte om geconcentreerd te kunnen doorwerken op een dossier, bio-abonnementen voor het stadspersoneel, digitaliseren van facturen, notulen en briefwisseling en een databank voor alle stadsfolders.
Schepen van Administratieve Vereenvoudiging Kristl Strubbe (Open Vld) is opgetogen over het resultaat: “Ik ben zeer tevreden met zoveel voorstellen en zoveel engagement van onze personeelsleden. Er zitten veel waardevolle ideeën bij. Sommige zijn snel te realiseren en kosten niet veel geld, andere zullen wat meer tijd en onderzoek vragen. We gaan nu aan de slag met de beste voorstellen.”
Een jury van ambtenaren en de schepen heeft de 6 allerbeste ideeën uitgekozen. De personeelsleden die ze indienden, worden op de personeelsdag op 20 mei in de bloemetjes gezet en krijgen een mooie prijs. Hun voorstellen worden zeker uitgevoerd.
De eerste prijs gaat naar het voorstel om het Huis van de Mechelaar verder uit te bouwen tot een eenheidsloket waar je ook voor alle vragen in verband met bouwen, wonen en ondernemen terecht kan. Vallen ook in de prijzen: stille werkruimtes, een wachtboodschap aan de telefoon met de missie van de stad, digitale bestelling van kantoormateriaal, controles van diensten wonen, milieu en bouwdienst op elkaar afstemmen en een digitale reserveringsmodule voor vergaderzalen.
“Vereenvoudigen betekent vaak digitaliseren, en op dat vlak zijn we als stad net grote stappen aan het zetten. Tegen begin volgend jaar zal het beheer van facturen, post en notulen volledig digitaal verlopen. Maar ook onze bewoners, bedrijven en organisaties kunnen voorstellen doen voor een betere werking van de stadsdiensten. Daarvoor hebben we speciaal een meldpunt ingericht op onze website. Breng ons dus op ideeën”, besluit Strubbe.