Mechelen bevestigt opnieuw haar rol als digitale stad en voortrekker op vlak van administratieve vereenvoudiging. De digitale stempel die nog maar pas werd ingevoerd kent niet alleen succes bij de Mechelaars, hij kaapt nu ook al de Prijs voor Digitale Communicatie weg.
V-ICT-OR (vakvereniging voor ICT) en Kortom (vereniging voor overheidscommunicatie) organiseerden op 13 september de Dag van de Digitale Communicatie. De stad Mechelen stelde haar ‘Loket van de Toekomst’ voor en won hiermee de Prijs van de Digitale Communicatie die voor het eerst werd uitgereikt. De stad Mechelen viel al eerder in de prijzen met haar digitale ambities. In 2010 en 2011 werd www.mechelen.be reeds uitgeroepen door Indigov als beste stedelijke website. De stadswebsite won in 2010 ook de Agoria award voor meest gebruiksvriendelijke E-gov project van België.
Kristl Strubbe (Open vld) is een tevreden schepen van ICT: “Deze prijs bevestigt nogmaals dat het Mechelse beleid rond digitale dienstverlening haar vruchten afwerpt. De digitale stempel werd nog maar recent ingevoerd maar kent al een groot succes bij de Mechelaars. Dit wordt nu beaamd door professionals uit de ICT- en communicatiesector”.
De digitale stempel en het webcamloket geven vorm aan dit loket van de toekomst.
1. Digitale stempel
Dankzij deze stempel kunnen Mechelaars in startfase 5 documenten onmiddellijk online verkrijgen met behulp van de elektronische identiteitskaart. Een bezoek aan het stadhuis wordt zo overbodig.
Op 11 juli 2012 startte de stad een communicatiecampagne over de stempel. Sindsdien werden er meer dan 2200 documenten met digitale stempel uitgereikt waarvan 1065 via het e-loket.
Het aantal aanvragen piekt momenteel op 300 per week, in vergelijking met enkele tientallen documenten eind juni.
Schepen Kristl Strubbe: “De digitale stempel is een groot succes en toont aan dat de Mechelaar graag tijdbesparende e-gov initiatieven gebruikt. We verzamelden ook feedback van zowel Mechelaars als stadsmedewerkers om het systeem verder te verbeteren en uit te breiden”.
Documenten
In eerste fase werd de stempel gelanceerd voor onderstaande documenten (enkel gebruik in België):
Bewijs van woonst (A38)
Bewijs van gezinssamenstelling (A42)
Bewijs van woonst met historiek van adressen (A37)
Bewijs van samenwoonst (A39)
Bewijs van nationaliteit (A44)
Het bewijs van gezinssamenstelling blijkt het populairst gevolgd door het bewijs van woonst.
In de toekomst krijgen ook andere documenten zoals akten van de Burgerlijke Stand een digitale stempel en is het de ambitie van de stad om op lange termijn documenten zoals milieuvergunningen volledig digitaal af te leveren.
Echtheid en controle
Naast gebruiksvriendelijkheid biedt de digitale stempel nog voordelen. Zo kan iedereen de echtheid van een document online controleren. Dit kan door de stempel in te scannen met een scanner, digitaal fototoestel, smartphone,… of de cijfer- en lettercode van de stempel in te geven op www.mechelen.be/digitalestempel
Het inscannen van het hele document biedt 100% zekerheid. Het systeem vergelijkt het gescande document met het originele exemplaar in het digitale archief van de stad Mechelen. Inconsistenties worden visueel in het rood aangeduid op het computerscherm van de gebruiker.
Ook de verificatie gebeurt frequent, hier staat de teller intussen op meer dan 200.
Om het gebruik van de digitale stempel en het e-loket te promoten deelt de stad ook 5000 gratis eID kaartlezers uit. Deze zijn beschikbaar in het Huis van de Mechelaar zolang de voorraad strekt.
2. Webcamloket
De stad Mechelen experimenteert ook volop met het webcamloket. Via de website www.mechelen.be kunnen bezoekers op vastgelegde tijdstippen live een vraag stellen aan een stadsmedewerker die achter een webcam zit. De dienst Jeugd, Financiën en ICT gebruiken dit webcamloket al. In de toekomst wordt dit nog uitgebreid naar andere stadsdiensten.