Sinds kort werkt het stadspersoneel met een nieuw en efficiënter softwaresysteem. Het nieuwe programma komt er op vraag van de uitvoeringsdiensten naar een uniforme software voor het registreren en opvolgen van opdrachten. Het is de eerste maal dat service management software binnen de uitvoeringsdienst wordt geïmplementeerd.
Vroeger ontvingen uitvoeringsdiensten een stroom van opdrachten via verschillende kanalen zoals e-mail, telefoon, brieven, faxen enz. Dit bemoeilijkte en vertraagde vaak de werking van het stadspersoneel. De nieuwe software moet het mogelijk maken dat elke stadsmedewerker een melding kan aannemen en rechtstreeks invoeren in de software. Het computerprogramma vermijdt het meermaals doorverwijzen van burgers naar de verschillende stadsdiensten. Het vereenvoudigt dus het in contact brengen van de juiste personen.
Wie een melding wil indienen, moet een aantal verplichte velden invullen. Dankzij een multiple-choise systeem kan de burger de melding correct omschrijven. De software verwijst door naar de juiste dienst. Het behandelende team beschikt op die manier over alle nodige gegevens om de opdracht te volbrengen. De status van de opdracht is ook voor andere medewerkers permanent zichtbaar. Deze aanpak heeft tot doel onze administratie minimaal te belasten en aanvragen te filteren naar de juiste personen. “Dankzij deze IT-vernieuwing zetten de stadsdiensten reuzenstappen vooruit. De onderhoudsteams hebben nu een vollediger overzicht van alle meldingen en hun status kunnen zo efficiënter werken. Tijdswinst, betere opvolging en meer hoogstaande dienstverlening naar de burger toe, zijn de reële meerwaarden van het systeem”, zegt schepen Greet Geypen.
De nieuwe software biedt zeer ruime rapportagemogelijkheden. De diensten kunnen nu ook statistieken opvragen. Schepen van Informatica Kristl Strubbe: “Meerwaarde creëren voor zowel burger als stadsdiensten is een hoeksteen van het IT-beleid. Dankzij deze nieuwe software kan de stad mogelijke pijnpunten sneller ontdekken en aanpakken. Medewerkers met internettoegang kunnen nu ook overal en altijd van dit webbased systeem gebruik maken.”
Voorlopig beschikt het merendeel van de uitvoeringsdiensten over deze software. Het team Onderhoud openbaar domein en het Wijkonderhoudsteam onthalen het programma alvast positief. Vanaf 2012 zullen alle teams binnen de uitvoeringsdiensten met het systeem werken. De specifieke toepassingen van het service management software voor andere stadsdiensten zijn in bespreking.