Mechelen is niet te stoppen als het aankomt op digitalisering en vereenvoudiging van administratie. Begin 2010 startte de stad met het ambitieuze E-link-project waarbij ze de administratieve workflow onder de loep nam om de dienstverlening voor burgers en ondernemers vlotter te laten verlopen. Een jaar later organiseerde de stad samen met de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) een congres voor bedrijven en andere gemeenten over wat het project ook voor hen kan betekenen.
Zo’n 250 geïnteresseerden van bedrijven en lokale overheden uit heel Vlaanderen schreven zich in voor het E-Linkcongres. Het congres zoomde in 10 sessies in op de ontwikkelingen van de stad Mechelen en de ervaringen van de VVSG met geïntegreerde en digitale dienstverlening voor ondernemers en burgers.
Steeds meer steden en gemeenten bouwen zo’n geïntegreerde dienstverlening uit. Het objectief is een nieuwe, kwalitatief hoogstaande en toegankelijke dienstverlening die verandert van aanbod- naar vraaggericht, van versnipperd naar geïntegreerd.
“E-Link vormt de hoeksteen voor de nieuwe interne werking van de stad Mechelen. Het is een elektronisch platform dat ervoor zorgt dat alle diensten samen dossiers van bedrijven en inwoners opbouwen zodat klanten minder tijd moeten spenderen bij aanvragen, toelatingen en aangiftes”, aldus schepen van ICT en administratieve vereenvoudiging Kristl Strubbe.
Bye bye papier, welkom digitaal dossier
Concreet zorgde E-Link er in Mechelen ondertussen voor dat de interne postregistratie gedigitaliseerd werd, waardoor brieven die bij een bepaald dossier horen, digitaal worden gearchiveerd en raadpleegbaar zijn. Er wordt zo veel mogelijk digitaal opgevolgd, waardoor papieren dossiers op termijn zullen verdwijnen.
Maak het hen simpel
“Iedereen weet dat ondernemers het razend druk hebben. Het is dan ook aan ons om de administratieve stappen die zij soms moeten zetten zo vlot mogelijk te laten verlopen”, zo stelt schepen van Economie Caroline Gennez. “De uitbouw van een bedrijvengids met digitaal loket was voor ons dan ook essentieel. Ondernemers krijgen toegang tot een virtueel loket waar ze hun bedrijfsgegevens kunnen aanpassen, de status van hun vergunningsaanvragen checken, hun belastingaangifte invullen en info over geplande wegenwerken of bedrijfsevenementen raadplegen.”
Nooit meer te laat
Ook de facturatieworkflow onderging het laatste jaar in Mechelen een grondige gedaanteverwisseling. Daardoor kunnen facturen efficiënter verwerkt en dus ook sneller betaald worden. Schepen van Financiën Strubbe is opgetogen: “De nieuwe workflow creëert een win-winsituatie: door de betere monitoring van het systeem krijgen bedrijven hun facturen sneller betaald en vermijdt de stad laattijdige betalingen. Dat bespaart ons tijd, geld en energie.”
Het E-Linkproject krijgt in 2011 een vervolg met ‘E-Link II’. Daarin wordt gefocust op de noden die KMO’s hebben op vlak van dienstverlening. Samen met VOKA en de Lessius Hogeschool zal nagegaan worden welke nieuwe e-governmenttoepassingen de KMO’s in de regio Mechelen en Kempen kunnen gebruiken en welke verbetermogelijkheden zij zelf zien. Tegelijkertijd wordt de ICT-kennis van de KMO’s versterkt.
De stad Mechelen en de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) hopen dankzij dit congres andere gemeenten en steden overtuigd te hebben van het belang van een goed uitgebouwde digitale dienstverlening.