Steden verzamelen een enorme hoeveelheid aan digitale foto’s, filmopnames, plannen en geluidsfragmenten. Vaak worden die bestanden slecht bijgehouden en beschreven, waardoor ze moeilijk terug te vinden zijn. De stadsbesturen van Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen bundelden daarom hun kennis en middelen en beslisten samen een innovatief digitaal beeldbanksysteem uit te bouwen. De opdracht voor de uitbouw van de beeldbank is nu gegund aan de firma’s Videohouse en Comsof. De totaalkost bedraagt €300.000.
‘Een beeld zegt meer dan duizend woorden’ is een cliché dat ook geldt voor stadsbesturen. Stadsdiensten verzamelden de afgelopen jaren heel wat foto’s, filmopnames, 3D-simulaties, plannen en geluidsfragmenten. De verzameling is zeer uitgebreid en divers. Vaak zijn de bestanden slecht beschreven en bewaard. Iedere dienst heeft zijn eigen manier om dingen bij te houden. De beelden worden enkel op cd of externe harde schijf gezet en worden ook vaak maar heel beknopt of zelfs niet omschreven. Daardoor zijn die bestanden op termijn moeilijk terug te vinden of opnieuw te gebruiken.
De stadsbesturen van Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen kampen alle vier met deze problemen. Daarom beslisten ze midden 2009 om de krachten en middelen te bundelen. Samen met Digipolis Gent maakten ze een bestek op en Digipolis kreeg de opdracht om, in overleg met de vier steden, op zoek te gaan naar een leverancier van een beeldbanksysteem. De nieuwe beeldbank moet ervoor zorgen dat alle stadsmedewerkers beelden zo gemakkelijk mogelijk kunnen terugvinden. Ook wordt het beheer en het opslaan van de beelden vereenvoudigd en gestandaardiseerd. De op te starten beeldbank gaat verder dan de beeldbanken die nu al in de steden bestaan en vooral historische beelden bevatten.
Videohouse en Comsof
In de lente en de zomer onderhandelden de vier steden met verschillende potentiële leveranciers. Uiteindelijk kozen Digipolis en de stadsbesturen recent om de beeldbank te laten uitbouwen door de firma’s Videohouse en Comsof. Die twee spelers werkten ook al samen voor het project ‘Vlaanderen in beeld’, waarbij bewegend beeld van de omroepen werd gedigitaliseerd met als doel om dit multimediamateriaal beter op te slaan en te ontsluiten. Het product MediaDRAIN dat voor ‘Vlaanderen in beeld’ werd gebruikt, zal nu worden aangepast om ook te gebruiken voor de beeldbank van steden en gemeenten.
De kostprijs van het systeem wordt geraamd op 300 000 euro gespreid over vier jaar, inclusief jaarlijkse onderhoudskosten. De steden betalen daar elk ongeveer een vierde van. Kristl Strubbe is blij met de gunning: “de stad Mechelen heeft in al haar archieven miljoenen afbeeldingen, plans, foto’s en ontwerpen zitten. Met de ontwikkeling van zo’n digitale beeldbank zijn al die beelden eenvoudig en voor iedereen toegankelijk. Dat betekent tegelijk een enorme stap vooruit voor de burger en voor onze stadsadministratie.”
Meer dan honderdtwintig besturen
De nood om beelden beter op te slaan en te beschrijven bestaat niet alleen in Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen. Beelden spelen overal een steeds grotere rol. Na een rondvraag bleken meer dan honderdtwintig stads- en gemeentebesturen OCMW’s, universiteiten, hogescholen, provinciebesturen enzovoort interesse te hebben in een beeldbanksysteem. Zij werden vermeld in het bestek. Indien de voorwaarden hen interesseren kunnen zij, als zogenaamde secundaire partner, binnenkort een beeldbanksysteem aankopen zonder een nieuwe procedure te voeren.
Timing
De komende maanden zullen Brugge, Gent, Kortrijk en Mechelen het MediaDRAINsysteem op maat van hun wensen verfijnen. Er zal intensief met alle diensten van de stadsbesturen worden overlegd om tot een product te komen dat voor iedereen zo gebruiksvriendelijk mogelijk is. Het is de bedoeling tegen de zomer 2011 een goed werkbaar systeem te hebben. In februari 2011 is ook nog een infosessie gepland voor de secundaire partners. Zij krijgen hier een demo van het gekozen systeem en meer uitleg over prijs, te volgen procedure, enzovoort.
Uniek project
Kortom: de stadsbesturen van Brugge, Gent, Mechelen en Kortrijk en Digipolis Gent werken dus samen met Videohouse en Comsof en in optie met meer dan honderdtwintig besturen aan een project dat uniek is voor Vlaanderen. Het gebeurt namelijk heel zelden dat een aantal steden zelf dergelijk initiatief nemen en zoveel andere besturen hierin interesse tonen.