Met een opdeling van het fysieke en telefonische onthaal zal het gemeentebestuur van Sint-Katelijne-Waver ervoor zorgen dat inwoners nog sneller geholpen worden bij hun bezoek aan of telefoontje naar het gemeentehuis.
Tot voor kort was het onthaal het eerste aanspreekpunt voor zowel bezoekers als bellers. “Het gebeurde dat een bezoeker aan de onthaalbalie even moest wachten omdat er een telefoontje binnenkwam of dat een beller moest wachten omdat de onthaalmedewerkers met bezoekers bezig waren. Zowel voor onze medewerkers als voor bezoekers en bellers was dat vervelend”, vertelt burgemeester Kristof Sels (N-VA).
Met het nieuwe klantencontactcenter behoort die spreidstand nu tot het verleden. “Wie het gemeentehuis belt, komt niet langer terecht bij het onthaal, maar in het klantencontactcenter. “Als je belt, wordt er sneller opgenomen. De medewerker in het klantencontactcenter zal je bij heel wat zaken ook meteen kunnen helpen, waardoor doorverbinden met een andere medewerker niet nodig is”, aldus burgemeester Sels. “En als je aan het onthaal komt, krijg je alle aandacht van de onthaalmedewerker, die niet meer telefonisch gestoord kan worden. Ook daar zullen we je dus sneller en beter kunnen helpen.”
Diensten op afspraak, uitgebreide snelbalie
Daarnaast zullen alle gemeentelijke diensten nu louter op afspraak werken. “Sinds de uitbraak van de coronacrisis werken alle gemeentelijke diensten op afspraak. Zowel onze diensten als onze bezoekers merken heel wat voordelen. Van wachttijden is nog amper sprake en onze medewerkers kunnen de bezoekjes indien nodig al voorbereiden, waardoor alles vlotter verloopt. Een win-win voor iedereen. Daarom hebben we nu besloten deze manier van werken ook na corona verder te zetten”, aldus burgemeester Sels, die erop wijst dat heel wat zaken ook aan te vragen zijn via het digitaal loket op de gemeentelijke website.
Uiteraard hoef je niet voor alles een afspraak te maken. Voor heel wat zaken ben je in een wip geholpen aan de onthaal- en snelbalie van het gemeentehuis tijdens ruimere openingsuren . “Vuilniszakken kopen, attesten afhalen, inschrijven voor activiteiten, pin-code op je identiteitskaart wijzigen, uittreksel uit het strafregister aanvragen, … Heel wat zaken nemen amper tijd in beslag en vragen geen voorbereiding van onze medewerkers. Hiervoor helpen we je zonder afspraak aan de onthaal- en snelbalie” die dagelijks geopend is vanaf 8 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 16.30 uur, op dinsdagavond tot 20 uur en op vrijdag tot 12.30 uur”, aldus de burgemeester. “Dankzij de ruimere openingsuren verhogen we onze bereikbaarheid voor de burgers; burgers die daar terechtkunnen, worden niet doorverwezen naar een loket en krijgen het product waarvoor ze komen bij hun eerste contact in het gemeentehuis.”
Dienstverlening zo efficiënt mogelijk
Langs de ene kant zetten we heel sterk in op digitalisering voor die burger die hiervoor kiest maar langs de andere kant hebben we ook nog steeds aandacht voor de meest kwetsbare groepen en wordt er maatwerk afgeleverd voor mensen die minder bedreven zijn in digitale toepassingen of mensen die de Nederlandse taal niet goed spreken.
Na de invoering van het uitgebreide digitaal loket enkele jaren geleden zijn het klantencontactcenter en het voltijds werken op afspraak een nieuwe stap om de dienstverlening zo efficiënt mogelijk te maken. “Wanneer mensen de gemeentelijke dienstverlening nodig hebben, willen we het hen zo eenvoudig mogelijk maken en willen we hen zo veel mogelijk zaken van thuis uit laten regelen op het tijdstip dat hen past. Hebben ze toch een medewerker van het gemeentehuis nodig? Dan willen we dat ze zo snel mogelijk geholpen worden, telefonisch of fysiek. Door het werken op afspraak uit te breiden en de invoering van het klantencontactenter zorgen we ervoor dat wachttijden bijna volledig tot het verleden behoren. Of je nu langskomt of belt, telkens zal je meteen geholpen worden”, besluit burgemeester Sels.