Evenementenloket maakt zich samen met organisatoren klaar voor heropstart

Voorlopig kunnen er nog geen evenementen worden georganiseerd, maar het Evenementenloket van Mechelen Feest neemt nu al initiatieven om organisatoren voor te bereiden op een heropstart.

Zo wordt het aanvragen van evenementen vereenvoudigd aan de hand van nieuwe software. Aanvragen voor evenementenvergunningen zullen hierdoor sneller én efficiënter behandeld kunnen worden. De reguliere ondersteuning van organisatoren wordt aangevuld met webinars en een Staten-Generaal. De focus ligt hierbij steeds op het coronaproof organiseren van evenementen. Mechelen Feest staat organisatoren nu al bij in hun aanvragen en gaat mee op zoek naar geschikte infrastructuur, die dan zoveel mogelijk gedeeld kan worden.

Organiseren volgens de coronamaatregelen
Ondanks het huidige verbod op het organiseren van evenementen, werkt het Evenementenloket aan een verbeterde werking. “Voorlopig kunnen we nog geen vergunningen goedkeuren voor evenementen in het voorjaar van 2021. Maar we kunnen organisatoren nu al helpen voor wanneer het organiseren terug toegelaten is. Zo staat er nu al een coronaproof stappenplan op de website. Dit bevat de meest recente maatregelen en alle bewijsstukken die nodig zijn voor de aanvraag bij het Evenementenloket”, vertelt Kristof Calvo (Groen), voorzitter van Mechelen Feest.

Mechelse organisatoren kijken ondertussen voornamelijk naar de zomer van 2021. “Er komen al heel wat vragen binnen voor de zomermaanden. We raden alle organisatoren aan om hun plannen alvast in te sturen. Zo krijgen we zicht op de evenementenkalender en kunnen we de komende maanden snel schakelen. Het verzamelen van al deze info geeft ons ook de mogelijkheid om te zoeken naar manieren om organisaties te laten samenwerken en de infrastructuur optimaal te gebruiken”, vult Calvo aan.

Eenvoudige aanvraag dankzij nieuwe software
Wie in 2021 een evenement in Mechelen wilt organiseren, zal vanaf 1 februari een aanvraag kunnen doen aan de hand van een vernieuwd aanvraagformulier. Het Evenementenloket van Mechelen lanceert namelijk een nieuwe, gebruiksvriendelijkere software voor het behandelen van de aanvragen. De nieuwe software EagleBe zal gebruikt worden voor alle aanvragen rond inname openbaar domein in Mechelen. De producent van de software, Merkator, is een vaste partner in het optimaliseren van workflows in steden en gemeenten.

“Alle informatie die verzameld wordt na het indienen van een aanvraag in het Evenementenloket, wordt door de software meteen doorgestuurd naar het verantwoordelijke bestuursorgaan. Zo voorzien we een vereenvoudiging van de administratie én brengen we de focus terug naar wat telt: de veilige organisatie van evenementen”, legt Calvo uit.

Elke organisator kan zijn of haar aanvragen zelf opvolgen op een persoonlijke account. Daar zal ook duidelijk te zien zijn in welke fase de aanvraag zit (validatie, advies, autorisatie,…). Wie al eerder aanvragen deed voor een evenementenvergunning, kan deze informatie kopiëren en aanpassen voor een nieuwe aanvraag. Op deze manier moet het aanvraagformulier niet steeds volledig ingevuld worden.

Evenementensector blijvend ondersteunen
Corona heeft de evenementensector helemaal door elkaar geschud. Mechelen Feest engageert zich om mee te werken aan een actieplan voor de Mechelse organisatoren. Concreet werkt het Evenementenloket momenteel aan het organiseren van webinars en de jaarlijkse Staten-Generaal. Mechelse organisatoren en bedrijven uit de evenementensector zullen hierbij betrokken worden. Door nieuwe bedrijven aan te schrijven en hen een kans te geven om zich voor te stellen aan de Mechelse organisatoren, stuurt Mechelen Feest aan op sterke Mechelse samenwerkingen.

Het idee om ook Mechelse bedrijven te betrekken sluit aan bij de oproep van gemeenteraadslid Mats Walschaers. Hij is tevreden met de organisatie van een Staten-Generaal en de andere plannen inzake ondersteuning. “De verregaande digitalisering van het Evenementenloket in combinatie met een breed gedragen overleg tussen de praktijk en het beleid zijn de sleutels tot een geslaagd eventseizoen in onze stad. Op deze manier trachten we als stad klaar te staan voor onze organisatoren, nadat zij de afgelopen maanden niet konden doen wat ze het liefst doen: onze stad doen stralen met één van hun events. Ik sta ook zelf te popelen om opnieuw zaken te kunnen organiseren”, aldus Walschaers.

“We hebben de afgelopen maanden gezien dat er heel wat nieuwe samenwerkingen ontstaan zijn. Dat willen we zeker meenemen voor de komende maanden. Daarnaast willen we ook werken aan het maximale gebruik van alle Mechelse infrastructuur. Ook werken met een groepsaankoop van materialen en een nauwe samenwerking met de uitleendienst van Stad Mechelen staan op de agenda”, vertelt Kristof Calvo.

Mechelen Feest zal de nieuwe coronamaatregelen nauwgezet opvolgen en van hieruit nieuwe concrete acties opzetten. “Het Evenementenloket staat klaar om alle organisatoren maximaal te ondersteunen. Van zodra het terug mogelijk is, zorgen we ervoor dat alle organisatoren zo snel en efficiënt mogelijk geholpen kunnen worden”, vult Calvo aan.

Alle Mechelse organisatoren worden uitgenodigd om deel te nemen aan een webinar op dinsdag 26 januari om 20 uur of donderdag 28 januari om 18.30 uur. De webinar geeft meer uitleg over het nieuwe aanvraagformulier. Inschrijven kan van via deze link. Na inschrijving ontvangt de deelnemer een link voor deelname aan de webinar.