Tot voor kort konden ze wel een digitaal exemplaar krijgen, maar moesten ze dat specifiek zo aanvragen. Nu wordt digitaal geen optie maar de standaard. Doccle zorgt er bovendien voor dat de brieven op één online beveiligd platform van overal kunnen worden geraadpleegd en beheerd.
Meer dan 13 000 papieren per jaar
Jaarlijks genereren de stad Mechelen en het Sociaal Huis Mechelen 25 000 loonbrieven voor hun personeelsleden. Minstens de helft daarvan werd tot vandaag nog op papier verdeeld. “Tot nu toe moesten de medewerkers er bewust voor kiezen om hun loonbrief digitaal te ontvangen. Nu draaien we de rollen om en zullen papieren brieven alleen nog op vraag worden verstuurd”, vertelt schepen van Personeel Marina De Bie.
Doccle – online archiefkast
Voortaan zullen alle loonbrieven standaard beschikbaar worden gesteld via Doccle. Dat is een interactief platform dat belangrijke documenten in één betrouwbare, online omgeving aanbiedt. Zo zullen de stadsmedewerkers voortaan hun loonbrief op gelijk welke locatie en met eender welk toestel met dataverbinding kunnen opvragen. “De introductie van Doccle past in de strijd tegen de interne papierstroom. We hopen dat de papieren loonbrief zo een uitzondering zal worden. De service van Doccle is ook een extra dienstverlening naar ons personeel: geen gedoe meer met papieren klassementen thuis, maar wel een overzichtelijk, digitaal archief via Doccle. We zijn ook van plan om in de toekomst via Doccle nog meer documenten ter beschikking te stellen aan onze medewerkers”, aldus schepen De Bie. Met meer dan 700 000 gebruikers is Doccle de grootste en meest veelzijdige administratietool in België.
Digitale kennis aanscherpen
Deze stap past in een bredere strategie van Stad Mechelen om te evolueren tot een ‘Smart City’, een efficiënte, duurzame en innovatieve stad die het voortouw neemt op vlak van digitale dienstverlening en slimme digitale oplossingen. “Dat betekent dat we niet alleen de burgers, maar ook onze personeelsleden stimuleren om hun digitale vaardigheden verder te ontwikkelen en af te stappen van papier waar mogelijk. Samen met het centrum voor basiseducatie organiseren we vormingen op maat van de medewerkers, over mobiele toepassingen, werken met je e-ID, webmail, veilig gebruik van sociale media, etc. Vooral de lager- en niet-geschoolde medewerkers hebben daar baat bij”, vertelt schepen De Bie.
Minder papier
De stad en het Sociaal Huis dragen duurzaamheid al langer hoog in het vaandel. De papierberg verminderen is daar uiteraard slechts een aspect van. De documenten van de gemeenteraad en het college worden overigens sinds enkele jaren ook alleen nog digitaal aangeboden. Ook in het Sociaal Huis trekken ze al langer de digitale, duurzame kaart. “Een beter milieu begint bij onszelf, dus gooien we zo weinig mogelijk weg en recupereren we materiaal waar mogelijk. Door bewust met papier om te springen, bouwen we mee aan een duurzame en slimme stad”, besluit voorzitter Koen Anciaux.
foto: Facebookpagina Doccle