Van papier naar e-formulier
De tijd dat je een papieren formulier invulde en moest binnenbrengen of opsturen naar het stadhuis, wordt langzamerhand verleden tijd. Sinds vorig jaar zijn de Mechelse stadsdiensten gestart met het digitaliseren en vereenvoudigen van allerlei formulieren en die worden goed gevonden door de burgers. In 2015 werden zo 97 884 e-formulieren ingevuld of zo’n 8157 e-formulieren per maand. Twee op drie of 65 % van de formulieren bestaat ook in digitale vorm. Daarmee is Mechelen de stad waar burgers het hoogst aantal formulieren vanop hun computer kunnen invullen. Voor de burger betekent het een 24u/24u dienstverlening en een pak minder rompslomp zoals verzendkosten of ritten naar het stadhuis. Een formulier kan niet meer worden kwijtgespeeld, de doorlooptijd per aanvraag verkort en burgers zijn sneller verder geholpen. “We hebben berekend dat de e-formulieren vorig jaar goed waren voor een uitsparing van meer dan 29 000 postzegels of bezoeken aan het stadhuis. We willen ervoor zorgen dat een bezoek aan het stadhuis in veel gevallen overbodig wordt. Onze ambitie is dan ook om het eerste stadhuis te worden dat zichzelf op termijn kan afschaffen”, zegt burgemeester Bart Somers (Open Vld).
Ook voor de stadsdiensten betekenen de e-formulieren veel voordelen: papieren formulieren moeten niet worden overgetypt, er is minder risico op fouten omdat de velden automatisch minder fouten toelaten, er zijn bijgevolg minder loketbezoeken en de stad krijgt meer inzicht omdat cijfers makkelijk kunnen worden bijgehouden. Een grote vermindering van de administratieve last.
Online betalen
Om nog een stap verder te zetten in de e-dienstverlening, start de stad Mechelen nu ook met een digitale betalingsmodule voor drie e-formulieren: het uittreksel strafregister, inschrijving wachtlijst markten en uitstalling koopwaar. Burgers kunnen die betalende documenten voortaan ook bekomen zonder zich te moeten verplaatsen naar het stadhuis. Die mogelijkheid zal vooral een verschil maken bij het uittreksel strafregister, dat vorig jaar 3808 keer online werd aangevraagd. De stadsmedewerkers zullen bijgevolg minder tijd steken in het opmaken van facturen, nakijken van betalingen en verzenden van herinneringen en ook hier daalt het aantal loketbezoeken. “We starten voorzichtig op met deze drie documenten, maar hopen deze online betalingsmodule na de paasvakantie ook mogelijk te maken voor inschrijvingen voor zomerkampen van onze jeugd- en sportdienst”, zegt schepen van ICT Stefaan Deleus (CD&V).
Intellistamp en digitale bouwaanvraag
De Dijlestad is al langer een digitale koploper. Zo was Mechelen in 2012 de eerste stad die de zogenaamde ‘Intellistamp’ invoerde: een digitale stempel die de klassieke handtekening op 14 attesten vervangt en zijn legale waarde behoudt bij het printen. Ook deze innovatie betekende zowel voor burgers als stadsmedewerkers een grote besparing van tijd en moeite. Sinds de start in juli 2012 werden er zo al 22 543 attesten ondertekend. Vorig jaar waren dat er nog 7606, dit jaar staat de teller na twee maanden al op 3206 aanvragen. “Ik moet niet vertellen hoeveel ritten naar het stadhuis de Mechelaar hiermee uitspaarde” aldus burgemeester Somers. “Momenteel onderzoeken we hoe we het gebruik van Intellistamp kunnen uitbreiden naar andere attesten en vergunningen.”
Ook de digitale bouwaanvraag is een regelrecht succes. Sinds Mechelen als eerste centrumstad hiermee startte in november 2014, werden er verhoudingsgewijs in geen enkele stad meer digitale bouwaanvragen ingediend. Dankzij de digitalisering van de bouwaanvraag kan de bouwer eenvoudiger, sneller en transparanter de nodige vergunningen bekomen. Zo werden er in 2015 in Mechelen 70 digitale bouwaanvragen ingediend.
Aandacht voor e-inclusie
En samen met het stadsapparaat worden ook de Mechelaars digitaler. “We willen niemand uitsluiten, dus blijven de papieren broertjes van al deze toepassingen voorlopig nog bestaan. Tegelijk willen we de Mechelaars wel aanzetten om digitaler te worden, omdat het in de eerste plaats voor hen veel voordelen oplevert. Daarom hebben we in dit proces ook aandacht voor onze stadsgenoten die minder digitaalvaardig zijn. De project-coördinatoren hebben i.s.m. enkele partners een opleidingscursus gemaakt voor alle vormingswerkers in Mechelen, zoals het Sociaal Huis en Open School. Zo kunnen de docenten samen met hun cursisten live oefenen met het e-loket tijdens de les. Verder is er ook een selfdesk in het Huis van de Mechelaar, waar de M-bassadeurs mensen op weg helpen indien gewenst of kan je op afspraak langskomen in het Huis van de Mechelaar als je hulp wenst”, zegt schepen Stefaan Deleus.
Andere steden leren van Mechelen
Dat Mechelen een digitale voorloper is, bewijst ook de interesse van andere lokale overheden en organisaties. Zo bracht de Vlaamse Overheid in januari nog een bezoek aan Mechelen om meer te leren over de e-dienstverlening. Ook de werking op afspraak in het Huis van de Mechelaar inspireert; Leuven, Asse, Brugge, Oostende, Roeselare, Beerse, Diest, Herentals en Kortrijk kwamen al op bezoek. Tot slot wordt ook het traject rond e-inclusie als leerbron aanzien; onlangs nog gingen Mechelse stadsmedewerkers spreken op een vormingsdag in Brussel over de Mechelse aanpak.