Ook de Bouwdienst krijgt hier zijn vaste stek vanaf 17 december, wanneer de vernieuwde lokettenzaal opent.
Ervaring leerde dat het Huis van de Mechelaar efficiënter kon worden georganiseerd, mits enkele infrastructurele aanpassingen. De geplande verhuis van de Bouwdienst was dan ook het aangewezen moment om de lokettenzaal volledig te herschikken. Daarbij is gekeken naar de behoeften en noden van zowel burgers als loketmedewerkers. “Enkele eenvoudige verbeteringswerken zullen zorgen voor een optimale benutting van de verscheidene ruimtes, een vlottere werking en optimale doorstroming. Dat hier dagelijks 300 tot 500 burgers over de vloer komen, onderstreept het belang van een laagdrempelige en vooral klantvriendelijke dienstverlening. Die optimaliseren we nu waar mogelijk”, vertelt schepen van Burgerzaken Marc Hendrickx.
Wat verandert er in het Huis van de Mechelaar? Er komt een nieuwe centrale onthaalbalie met: Onthaalloket,
Aangepast onthaalloket voor rolstoelgebruikers, Selfservicedesk: enerzijds om dossiers digitaal in te dienen en op te volgen; anderzijds om online aanvragen en opzoekwerk te doen via mechelen.be.
Twee snelloketten, voor eenvoudige producten die binnen enkele minuten kunnen worden behandeld (o.a. afgifte en ophalen documenten)
Er komen 16 themaloketten, die van mekaar worden onderscheiden d.m.v. kleuren die duidelijker aangeven waar de klant zich mag aanbieden:
10 loketten voor Burgerzaken (Bevolking, Burgerlijke stand en Vreemdelingenzaken) – gegroepeerd aan linkerkant bij het binnengaan, groene kleurzone. Voorheen waren de loketten Burgerzaken verspreid.
6 loketten, waaronder 2 voor de Bouwdienst – gegroepeerd aan rechterkant bij het binnengaan, blauwe kleurzone.
Het vernieuwde Huis van de Mechelaar zal 19 loketten tellen. Dat zijn er evenveel als vroeger. Toen stonden links en rechts 8 loketten, en centraal 3 reserveloketten. De loketten als volgt herschikt: rechts verdwijnen twee loketten, links komen twee loketten bij en centraal komen twee nieuwe snelloketten en een nieuwe selfservicedesk. Het bestaande meubilair wordt gerecupereerd.
De ingrepen moeten zorgen voor een betere dienstverlening:
Er komt een afgescheiden zone voor openbaar onderzoek en inzage documenten i.k.v. openbaarheid van bestuur.
Er worden aparte gespreksruimtes voorzien met voldoende privacy.
Ook de loketten worden in een andere richting geplaatst, zodat de privacy beter gewaarborgd wordt.
Een aparte vergaderzaal (waar vroeger de uitleendienst van de Jeugddienst gevestigd was) laat toe klanten te ontvangen die zich in groep aandienen.
Voor de kleintjes wordt de bestaande speelhoek aan de linkerkant vernieuwd. Aan de rechterkant komt zelfs een nieuw speelhuis bij, zodat kindjes in beide wachtzones kunnen spelen.
Het sanitair wordt kindvriendelijker gemaakt. Er komt een familietoilet met babyverzorgingstafel en een kinderbril op het bestaande toilet en een opstapje.
Ten slotte worden de oude stoelen van zowel de burgers als de loketmedewerkers vervangen door nieuwe stoelen, aangepast aan de hoogte van de loketten en ergonomischer.
Vaste stek voor de Bouwdienst
Greet Geypen, schepen van Stedenbouw: “Vanaf 17 december krijgt de Bouwdienst een nieuw onderkomen in het Huis van de Mechelaar. De front- en backoffice wordt gescheiden. Zo hoeven klanten niet langer tussen medewerkers te zitten, maar worden ze onthaald in een professionele omgeving met een ticketsysteem, een ruime verwarmde wachtzone, aangepaste ruimtes voor openbare onderzoeken en een ingerichte vergaderzaal om groepen te ontvangen, digitale plannen te bekijken, … De verhuis is een belangrijke volgende stap naar een toegankelijkere en klantvriendelijke dienstverlening van de Bouwdienst.”
De totale kostprijs van de werken is geraamd op 85.000 euro (excl. btw). Later kunnen eventueel ook andere diensten in het Huis van de Mechelaar worden ondergebracht, daartoe zijn voldoende uitbreidingsmogelijkheden voorzien.
Huis van de Mechelaar gesloten op dinsdag
Als gevolg van de werken is het Huis van de Mechelaar tijdelijk gesloten op dinsdag zodat grote aanpassingswerken met lawaaihinder op deze dagen kunnen gebeuren. De dienstverlening blijft alle andere dagen gegarandeerd. Op 17 december zijn de verbeteringswerken achter de rug en gaan de nieuwe loketten open.
Openingstijden Huis van de Mechelaar tijdens werken
maandag: 8u-13u
dinsdag: gesloten
woensdag: 12u-16u
donderdag: 8u-13u & 15u-19u
vrijdag: 8u-13u
zaterdag: 9u-12u
Foto: stad Mechelen (simulatie lokettenzaal)