Mechelen heeft samen met Kortrijk en Sint-Niklaas en V-Ict-or (Vlaamse ICT Organisatie) in februari van dit jaar een subsidie aangevraagd voor de verdere uitwerking van een digitaal ondernemersloket. Bedoeling van deze innovatieve dienstverlening is om ondernemers en bedrijven in staat te stellen om gebruik te maken van een e-loket dat op elk moment bereikbaar is. Met deze subsidie wil de stad verder werken aan de digitale transformatie binnen haar organisatie en de dienstverlening naar de ondernemers optimaliseren. De Vlaamse overheid keurde de aanvraag goed en kende de stad met de andere organisaties een subsidie toe van € 500.000.
Mechelen heeft de voorbije jaren via het Efro-project ‘e-service ondernemerschap’ de eerste stappen gezet om een digitaal ondernemersloket te realiseren. Het ondernemersloket heeft het doel om de stad enerzijds een overzicht te bieden van de Mechelse ondernemers en hun aanvragen bij de stad en de ondernemers anderzijds een overzicht te geven van de producten van de stad Mechelen.
Na afronding van het Efro-project dat op 31 juli eindigt, wil Mechelen verder werken aan
het ondernemersloket met een dienstverlening van 24/7. Hiervoor heeft de stad begin februari in samenwerking met Sint-Niklaas, Kortrijk en V-ICT-OR, de subsidieoproep ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ ingediend. De Vlaamse overheid gaf groen licht en kende een subsidie van € 500 000 goed.
Sint-Niklaas en Kortrijk ervaren dezelfde uitdagingen zoals Mechelen om een goed overzicht te hebben van de ondernemers actief in hun stad, het juist capteren van ondernemersvragen en de uitwerking van een CRM systeem (een centraal klantenbestand). Een gezamenlijke aanpak zal zorgen dat er tussen de besturen meer gestandaardiseerd kan gewerkt worden en er een lagere implementatiekost is.
“Vandaag verwachten ondernemers terecht een vlotte, klantgerichte dienstverlening zonder daarvoor naar het stadhuis te moeten komen. Voor onze medewerkers is digitalisering een manier om een professionele en efficiënte dienstverlening te bieden en meer te kunnen focussen op kwalitatieve, beleidsondersteunende diensten door het automatiseren van repetitieve, manuele taken”, aldus Greet Geypen, schepen van Economie.
Grote stap voorwaarts
“Bij elke stap die we zetten op het vlak van digitaliseren, is het cruciaal dat de gebruiker centraal staat en we ervoor zorgen dat iedereen mee is. E-inclusie of digitale inclusie is heel belangrijk voor mij. Het digitale ondernemingsloket is een grote stap voorwaarts op het vlak van efficiëntie van onze dienstverlening, omdat een aantal processen versneld en geautomatiseerd kunnen worden uitgevoerd. Dit verkleint ook de foutenmarge. Ook de gebruiker zelf heeft er voordeel bij: het gebruiksgemak en de dienstverlening worden groter voor de ondernemers. Het platform dat nu al functioneel is, is daarmee ook klaar voor bijkomende functies en ontwikkelingen in de toekomst”, aldus Rina Rabau Nkandu, schepen van Slimme stad en ICT.
Klantgerichtere werking
Met het digitaal ondernemersloket wil het stadsbestuur zorgen voor een correct overzicht van de ondernemers in Mechelen en een betere communicatie tussen de stad en de ondernemingen. Daarnaast moet het de mogelijkheid bieden voor een correctere en efficiëntere opvolging van ondernemersvragen.
“Het digitaal ondernemingsloket moet de plek worden om dossiers op te volgen, vragen te stellen en aanvragen te verrichten. Door verder de weg van de digitalisering in te slaan willen we onze werking nog klantgerichter maken. Ondernemers moeten de mogelijkheid hebben om op elk moment van de dag bedrijfsgegevens up-to-date te houden en een overzicht te verkrijgen van vergunningen, premies en lopende aanvragen. Daarnaast moet het mogelijkheden bieden voor de stad om nieuwe en gerichte dienstverleningen op te starten en de impact ervan op te volgen. Denk bijvoorbeeld aan een nieuw beleid rond lokaal aanbesteden. Dit maakt deze dienstverlening meer proactief, klantvriendelijker, bedrijfszekerder en doeltreffender”, legt Greet Geypen uit.
Vijf werven
Het subsidieproject bestaat uit vijf werven die gecombineerd een CRM omgeving creëren voor ondernemers:
1. Een gezamenlijke data-architectuur om verschillende processen en producten samen te laten komen in het CRM en te ontsluiten naar de ondernemer.
2. De datakwaliteit (weten welke onderneming in de stad aanwezig is, wie de contactpersonen zijn, welke activiteiten ze uitvoeren, welke informatie ze van de stad willen ontvangen, …).
3. De behandeling van ondernemersvragen (behoefteanalyse, administratieve vereenvoudiging, betere ondersteuning) vormen een belangrijk onderdeel.
4. Een vergunningsmodule.
5. Er wordt een login voorzien waarbij ondernemers een overzicht ontvangen van hun gegevens en producten en bepaalde aspecten (zoals bepaalde gegevens) kunnen aanpassen.
Streefdatum mei 2024
Streefdatum waarop Mechelen, Sint-Niklaas en Kortrijk een login aanbieden aan de ondernemers in hun stad (21.515 ondernemers in totaal) is uiterlijk 31 mei 2024. Daarmee kunnen de ondernemer hun gegevens aanpassen, een vraag aan de stad stellen, een vergunning aanvragen en het antwoord hierop opvolgen. De stedelijke diensten kunnen gericht communiceren, ondernemersproducten aanbieden, beleids- en individuele informatie inwinnen.
Vlaams minister van Binnenlands Bestuur Bart Somers: “Via het relanceproject ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ ondersteunt Vlaanderen steden en gemeenten die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken. Estland toont ons waar een overheid die investeert in digitalisering toe in staat is. Maar liefst 99% van de dienstverlening gebeurt daar digitaal. Die ambitie moeten wij ook hebben. Digitaal voor wie het wil, persoonlijke ondersteuning voor wie het nodig heeft. Betere dienstverlening voor onze burgers en bedrijven. Met de projectoproep gemeenten zonder gemeentehuis ondersteunen we steden en gemeenten die deze digitale sprong willen maken.”
Het subsidiepercentage bedraagt 80% met een subsidiebedrag van 500.000 euro, te verdelen over de verschillende partners.
Dit project werd mogelijk gemaakt dankzij subsidiëring door ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’.