Een overheid die rekening houdt met de voorkeur van inwoners om post digitaal of op papier te ontvangen? Sint-Katelijne-Waver, Zemst, Herent, en Merksplas maken er werk van. Dankzij een projectsubsidie ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ van de Vlaamse Regering zetten de vier gemeenten in op een systeem van slimme post op maat van de burger.
Steden en gemeenten versturen jaarlijks heel wat attesten, facturen, oproepingsbrieven en andere communicatie. Inwoners ontvangen die post meestal op papier. “Al zien we dat steeds meer burgers kiezen voor digitale post”, zegt burgemeester van Zemst Veerle Geerinckx. “Het gebruik van het e-loket voor attesten en uittreksels zit duidelijk in de lift. En het feit dat al meer dan 43% van onze inwoners zijn of haar digitale postbus e-Box gebruikt, geeft aan dat steeds meer mensen de voorkeur geven aan digitale post”, vult Joeri Van den Brande, Zemsts schepen van Digitalisering, aan.
“Een moderne gemeente houdt rekening met de voorkeur van haar inwoners en evolueert mee met nieuwe technologieën. Met de projectoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ van de Vlaamse Regering is er een momentum om digitale transformatie te realiseren”, licht schepen van ICT van Herent, Katleen D’Haese toe. “Met deze groep van vier gemeenten werkten we een voorstel uit om enerzijds digitale post te versturen naar inwoners die hun e-Box gebruiken, en om anderzijds papieren post te versturen naar inwoners die hun e-Box niet gebruiken. Niemand valt uit de boot. Dat ieders persoonlijke voorkeur bepalend is, is de grote sterkte van dit project”, vult Frank Wilrycx, burgemeester van Merksplas, aan.
De digitale post is niet alleen raadpleegbaar via de digitale postbus e-Box. Ook op het platform Mijn Burgerprofiel zal de digitale post terug te vinden zijn. Mijn Burgerprofiel is de toegangspoort tot alle overheidszaken voor de Vlaming. In Mijn Burgerprofiel zitten zowel administratieve processen van de Vlaamse overheid als aanvragen en dossiers bij de stad of gemeente.
Het moderniseren van de uitgaande post is niet enkel belangrijk voor een goede dienstverlening aan burgers. Ook voor de interne werking van de steden en gemeenten biedt een systeem van slimme post de opportuniteit om efficiënter te werken. Kristof Sels, burgemeester van Sint-Katelijne-Waver: “Vandaag gaat er een overwegend manueel proces schuil achter die brieven: printen, plooien, omslagen vullen en frankeren. Een immens budget gaat op aan print-, papier- en verzendkosten. En dan hebben we het nog niet gehad over de milieu-impact van papieren post. Met dit project kunnen we de papieren stroom aan brieven stelselmatig afbouwen.”
Bedoeling is om het systeem op termijn ook in andere Vlaamse steden en gemeenten uit te rollen.
De e-Box is te vinden via www.myebox.be. ‘Mijn Burgerprofiel’ kan je raadplegen via www.skw.be in de rechterbovenhoek.