Ook de Bouwdienst krijgt hier zijn vaste stek vanaf 17 december, wanneer de vernieuwde lokettenzaal weer opent voor het publiek.
Ervaring leerde dat het Huis van de Mechelaar efficiënter kon worden georganiseerd, mits enkele infrastructurele aanpassingen. De geplande verhuis van de Bouwdienst was dan ook het aangewezen moment om de lokettenzaal volledig te herschikken. Daarbij is gekeken naar de behoeften en noden van zowel burgers als loketmedewerkers. “Enkele eenvoudige verbeteringswerken zorgen voor een optimale benutting van de verscheidene ruimtes, een vlottere werking en optimale doorstroming. Dat hier dagelijks 300 tot 500 burgers over de vloer komen, onderstreept het belang van een laagdrempelige en vooral klantvriendelijke dienstverlening. Die is nu geoptimaliseerd waar mogelijk”, vertelt schepen van Burgerzaken Marc Hendrickx.
Wat is veranderd?
• Er is een nieuwe centrale onthaalbalie met:
o onthaalloket
o aangepast onthaalloket voor rolstoelgebruikers
o selfservicedesk, om dossiers digitaal in te dienen en op te volgen, en om opzoekwerk te doen via mechelen.be.
o twee snelloketten, voor eenvoudige producten die binnen enkele minuten kunnen worden behandeld (o.a. afgifte en ophalen documenten)
• Er zijn nu 16 themaloketten:
o 10 loketten voor Burgerzaken (Bevolking, Burgerlijke stand en Vreemdelingenzaken), gegroepeerd aan linkerkant in de groene kleurzone.
o 6 loketten voor o.a. de Bouwdienst, gegroepeerd aan rechterkant in de blauwe kleurzone.
Het vernieuwde Huis van de Mechelaar telt 19 loketten. Dat zijn er evenveel als vroeger. Toen stonden links en rechts 8 loketten, en centraal 3 reserveloketten. De loketten werden als volgt herschikt: rechts zijn twee loketten verdwenen, links zijn er twee loketten bijgekomen en centraal staan nu twee nieuwe snelloketten en een nieuwe selfservicedesk. Het bestaande meubilair werd waar mogelijk gerecupereerd. De totale kostprijs van de werken bedraagt 85 000 euro (excl. btw).
De ingrepen zorgen voor een betere dienstverlening:
• Er is nu een aparte zone voor openbaar onderzoek en inzage documenten in het kader van openbaarheid van bestuur.
• Er zijn gespreksruimtes met voldoende privacy.
• De loketten zijn in een andere richting geplaatst. Dat zorgt voor meer privacy.
• Er is een vergaderzaal voor groepen klanten (waar vroeger de uitleendienst van de Jeugddienst gevestigd was).
• De speelhoek voor de kleintjes, aan de linkerkant, werd in een nieuw jasje gegoten. Aan de rechterkant is er een nieuw speelhuis, zodat kindjes nu ook in die wachtzone kunnen spelen.
• Het sanitair is meer kindvriendelijk. Zo is er nu een familietoilet met babyverzorgingstafel, een kinderbril op het bestaande toilet en een opstapje.
• Er zijn nieuwe, meer ergonomische stoelen, aangepast aan de hoogte van de loketten.
Vaste stek voor de Bouwdienst
Vanaf 17 december krijgt ook de Bouwdienst een nieuw onderkomen in het Huis van de Mechelaar. De front- en backoffice wordt gescheiden. “Zo hoeven klanten niet langer tussen medewerkers te zitten, maar worden ze onthaald in een professionele omgeving met een ticketsysteem, een ruime verwarmde wachtzone, aangepaste ruimtes voor openbare onderzoeken en een ingerichte vergaderzaal om groepen te ontvangen, digitale plannen te bekijken, … De verhuis is een belangrijke volgende stap naar een toegankelijkere en klantvriendelijke dienstverlening van de Bouwdienst”, zegt Greet Geypen, schepen van Stedenbouw en Wonen.
Werken op afspraak
In het voorjaar van 2015 zal de hele werking van het Huis van de Mechelaar overstappen naar werken op afspraak. “Gedaan met de lange files: de burger kan dan een afspraak maken voor alle dienstverlening in het Huis van de Mechelaar wanneer het hem het best uitkomt”, zegt Katleen Den Roover, schepen van Administratieve Vereenvoudiging.
Eens werken op afspraak is ingevoerd, is het de bedoeling om stelselmatig de loketwerkingen van andere diensten ook in het Huis van de Mechelaar te centraliseren. Daartoe zijn voldoende uitbreidingsmogelijkheden voorzien. Na de Bouwdienst en Energiepunt Mechelen, zullen ook de diensten Financiën, Milieu en Wonen er op termijn een loketwerking krijgen.