Dit digitale loket biedt een eenduidig aanspreekpunt voor initiatiefnemers die een feest of evenement buiten en in de publieke ruimte van de stad willen organiseren, door hen bij alle practica daarrond te ondersteunen.
Evenementen organiseren zit in de lift. Steeds meer verenigingen en organisaties, maar ook buren zetten zich regelmatig in om hun wijk op te fleuren met een event of feest. Al deze evenementen versterken het samenleven in onze stad. Dat is ook de reden waarom het stadsbestuur deze initiatieven van haar burgers een warm hart toedraagt.
Helder en eenduidig aanspreekpunt
Tot nu toe was het voor bewoners en verenigingen echter niet altijd even duidelijk bij wie ze moesten aankloppen om een toelating te krijgen voor hun activiteit, of voor ondersteuning in de vorm van materiaal en promotie. Afhankelijk van de aard van het evenement moest je ten rade gaan bij een andere dienst (Sportdienst, Jeugddienst, dienst Wijk- en dorpszaken, dienst Economie, …). Daar brengt het evenementenloket nu verandering in. Voortaan is het evenementenloket het enige, centrale aanspreekpunt waar initiatief nemende burgers met praktische vragen rond de organisatie van een evenement op een efficiënte en doeltreffende manier zullen worden verder geholpen.
“Het evenementenloket is een win-win-win: voor organisatoren wordt het eenvoudiger, het levert onze stad meer feesten en dus extra leven op, en de andere verschillende stadsdiensten kunnen zich focussen op andere taken dan het vergunnen of ondersteunen van evenementen. Externen die een feest of evenement in de openbare ruimte van de stad willen organiseren kunnen bij het evenementenloket terecht. Dat gaat van aanvragen over toelages en logistieke ondersteuning, tot begeleiding allerhande. Daarnaast zal het evenementenloket ook uitgroeien tot een expertisecentrum m.b.t. wetgeving en reglementering. Op die manier wordt het organiseren van een feest, klein of groot, een haalbare kaart voor iedereen”, zegt Kristof Calvo, voorzitter van mmMechelen Feest.
“We willen de Mechelaars aanmoedigen om evenementen en feesten te organiseren, want dat haalt mensen uit hun huizen en brengt hen dichter bij mekaar in onze stad. Samen laten we Mechelen nog meer bruisen dan ooit tevoren. Dat doen we door zelf allerhande evenementen te organiseren, maar ook door dat vrije initiatief van onderuit te stimuleren. Met het nieuwe evenementenloket nemen we drempels weg. Zit je met een idee om iets te organiseren, laat je dan niet afschrikken door de papierwinkel. Het evenementenloket is er om je daarmee verder te helpen”, aldus burgemeester Bart Somers.
Wat kan het evenementenloket voor jou betekenen?
Het evenementenloket consulteren moet de eerste stap worden bij de organisatie van een evenement. Wil je flyeren, gebruik maken van een plein, alcohol schenken, een zone parkeervrij maken, tafels en stoelen uitlenen, …? Stel al je vragen in één keer online aan het evenementenloket. Het loket biedt een expertisecentrum voor informatieverstrekking en staat garant voor een volledige checklist, waardoor je zeker bent dat je niets vergeet. Een stapsgewijze begeleiding voor een geslaagd evenement.
Daarnaast zorgt het loket waar mogelijk voor administratieve en praktische ondersteuning bij de organisatie. Die dienstverlening gaat zeer breed. Er bestaan immers verscheidene soorten feestelijkheden. We geven enkele voorbeelden van evenementen waar het loket hulp bij wil bieden:
– wijkfeest: het evenementenloket zorgt ervoor dat je straat parkeervrij kan worden gemaakt.
– sportgebeuren: het evenementenloket zorgt ervoor dat het parcours kan worden afgezet met nadarhekken.
– muziekfestival: het evenementenloket kijkt na of de voorgestelde locatie mogelijk en haalbaar is.
Mechelen WK stad 2014
Over drie maanden kleurt heel België zwart-geel-rood, want dan zullen de Rode Duivels onze nationale voetbaltrots verdedigen in Brazilië. Heb je zin om daarrond een initiatief op poten te zetten? Gewoon doen! Je kan nog tot 10 april je aanvraag indienen bij het evenementenloket. Daar worden alle initiatieven uit Mechelen tegen eind mei gebundeld. “Door initiatieven te bundelen en samen te bekijken willen we van het WK en de deelname van de Rode Duivels een leuk gebeuren maken. Samen kleuren we Mechelen in als WK stad!”, aldus Kristof Calvo.
Hoe contacteer je het evenementenloket?
online: via www.mechelen.be/evenementenloket. Op deze gebruiksvriendelijke website vind je een volledige checklist, FAQ-lijst, lijst met beschikbare materialen, info over reglementen en twee handige e-formulieren. Via die formulieren kan de organisator respectievelijk de vereiste toelating van het stadsbestuur vragen en/of praktische ondersteuning in de vorm van verhuur/uitleen van materiaal regelen.
Tracht altijd de aanvraag digitaal in te dienen. Heb je toch nog bijkomende vragen? Dan kan je telefonisch contact opnemen via 015-29.79.01 (elke dag, behalve dinsdag, tussen 9 en 12u).
Indien gewenst kan je ook een afspraak maken met de medewerker achter het loket.
Vragen staat vrij, maar check eerst de meest gestelde vragen via www.mechelen.be/evenementenloket. Wie weet vind je daar je antwoord al.
Foto: Layla Aerts