Bedrijven die een aanbesteding willen indienen voor een uitgeschreven overheidssopdracht van de stad Mechelen, hoger dan 85 000 euro, zullen dat voortaan meer en meer elektronisch kunnen doen. Op eenvoudige wijze kan via internet een offerte online worden ingediend. Dat maakt het aanbestedingsproces democratischer en transparanter en de papieren rompslomp die er tot nu toe mee gepaard ging overbodig.
De stad Mechelen maakt al langer haar overheidsopdrachten online bekend (via ‘e-Notification’). Ondernemingen vinden interessante opdrachten terug via een zoekmachine en mailingdienst op maat gebaseerd via opzoekprofielen.
“De indiening van offertes (via ‘e-Tendering’) gebeurt tot nog toe via de papieren weg. Dat betekent dat alles aangetekend moet worden verzonden, in diverse exemplaren. Best wel wat papieren rompslomp dus, zowel voor de bedrijven als voor de stad”, zegt Katleen Den Roover, schepen van Administratieve Vereenvoudiging. Daarom start de stad nu met ‘e-procurement’ voor overheidsopdrachten boven de 85 000 euro. ‘E-procurement’ verwijst naar de elektronische behandeling (via internet) van een overheidsopdracht. Doordat het enkel gaat om opdrachten boven 85 000 euro, bereikt men grotere bedrijven die qua informaticavoorzieningen ook al een stuk verder staan dan kleine zelfstandigen of handelaars. Deze bedrijven kunnen voor dergelijke grote opdrachten hun offerte dus online inleveren. “Het project zit nog in z’n proeffase. We testen de digitale aanbestedingsprocedure voor enkele overheidsopdrachten en maken dan een evaluatie. Als die positief is zet Mechelen zeker de digitale weg voor aanbestedingen verder”, aldus Den Roover.
Zowel voor de ondernemer als voor de stad heeft e-procurement vele voordelen:
Voordelen voor de ondernemer:
– Administratieve vereenvoudiging: offertes kunnen opgeladen worden vanop de pc en documenten kunnen elektronisch gehandtekend worden. Samen met de lasten dalen ook de administratieve kosten aanzienlijk.
– Grote transparantie van alle uitgeschreven overheidsopdrachten.
– Een zoekmotor laat de inschrijver toe de overheidsopdrachten die zijn interesse wegdragen dagelijks in zijn mailbox te ontvangen.
Voordelen voor de stad:
– Belangrijke efficiëntiewinst door elektronische procedure
– Het traditioneel paraferen van elke bladzijde is overbodig in de elektronische offertes. Dat is een belangrijke tijdswinst.
– De ontvangst van de offertes in een elektronische kluis is veiliger en gemakkelijker dan de papieren stroom van offertes. Elektronische offertes geven aan het aanbestedend bestuur ook de mogelijkheid haar verdere afhandeling elektronisch op te zetten.
“Als dit proefproject succesvol loopt, kan mettertijd deze elektronische procedure ook uitgebreid worden naar overheidsopdrachten onder de 85 000 euro”, vertelt schepen van ICT en Financiën Walter Schroons.
Digitalisering dienstverlening op koerssnelheid
Deze elektronische aanbestedingsprocedure past in het rijtje van innovaties die de stad de laatste jaren al wist te realiseren. Zo werden al tal van administratieve processen gedigitaliseerd. “Denk maar aan de aangifte van bedrijvenbelasting, procedure een bouwvergunningsaanvraag, het klachtenbeheer, het proces voor een milieuvergunningsaanvraag, … Allerlei documenten die aanvankelijk enkel in papieren versie verkrijgbaar waren, zijn nu ook snel, eenvoudig en 24 uur op 24 online verkrijgbaar via het E-loket op mechelen.be. Een digitale stempel, de Intellistamp, maakt al deze documenten officieel”, weet schepen Schroons.
E-link project
Deze digitale innovatie kadert in het zogenaamde E-link project, dat de stad Mechelen in juli 2009 opstartte met de steun van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). De bedoeling van E-link is om de stads- en dienstverlening efficiënter te maken, zowel voor bedrijven als voor de burger. Dat doet de stad enerzijds door verschillende, administratieve processen te optimaliseren en te digitaliseren, en anderzijds te voorzien in een digitaal loket zodat de stadsdiensten altijd via internet bereikbaar zijn.
Primeur voor renovatie pastorij van Coloma
De primeur van de eerste stadsopdracht waarop bedrijven online kunnen reageren is het project voor de renovatiewerken van de pastorij van Coloma. Begin november werd de opdracht online gelanceerd, midden december mogen de offertes online worden ingediend.
Foto: Facebookpagina Mechelen