Dat is een mobiele applicatie en een internetplatform om onkostennota’s te digitaliseren en op een geautomatiseerde manier te verwerken. Nu al een hele “must have” voor grote en kleine ondernemingen, zelfstandigen en vrije beroepen. De stad Mechelen is dan ook fier om als eerste openbaar bestuur mee in dit verhaal te stappen.
Gedaan met fotokopieën, zoekgeraakte kas-of parkingtickets en manuele controle. Dankzij “Xpenditure by Belfius” volstaat het om via de smartphone, tablet of met een scanner een foto van de bonnetjes te maken. Het systeem haalt er onmiddellijk alle relevante informatie uit: naam van de handelaar, transactiedatum, bedrag, valuta, … Die informatie wordt automatisch opgeslagen in de online-account van de gebruiker, in dit geval de stad Mechelen. Zo kunnen we met de stad moeiteloos onkostenrapporten opstellen en de uitgaven beter opvolgen. Er is dus een beter overzicht op de uitgaven, een betere controle met zo goed als geen fouten die via een manuele invoeren niet 100% te vermijden zijn. Onze diensten zullen efficiënter kunnen werken met minder papierverbruik wat dan weer een surplus is voor het milieu.
Naast dit systeem zal de stad ook werken met de prepaidkaarten die beschikbaar zijn via Belfius. Deze Prepaidkaart is de ideale betaalkaart voor het uitvoeren van betalingen in een professionele context. Er is een vooraf bepaald, controleerbaar en makkelijk te wijzigen budget aan verbonden. Deze kaart is verbonden aan de rekening van de stad Mechelen, beveiligd met een geheime code en het beschikbare saldo is controleerbaar.