Nieuws
stefaan koen walter

vrijdag 19 mei 2017 15:15 - Mechelen

Mechelen start met Digitaal Sociaal Dossier

Werken met papieren dossiers kent geen plaats meer in een digitale stad als Mechelen. Daarom start het Sociaal Huis met een Digitaal Sociaal Dossier. Zo’n dossier kent vele voordelen: slechts 1 dossier per gezin door alle medewerkers van het Sociaal Huis te raadplegen, vermindert de papierberg en geeft meer tijd om met hulpverlening bezig te zijn.

Digitaal Sociaal Dossier
Tot nu toe werkte het Sociaal Huis Mechelen voornamelijk met papieren dossiers.
Het Sociaal Huis wil af van deze papierberg en een digitaal gaan werken. Voor de sociale dienst is het doel: één dossier per gezin waar alle medewerkers van de sociale dienst makkelijk documenten kunnen opslaan en opzoeken. Begin 2016 gaf het college de opdracht aan de ICT-dienst van de stad om een proeftuin op te zetten waarbinnen het Digitaal Sociaal Dossier vorm kreeg.

Begin mei 2017 werd in Mechelen gestart met de digitale omschakeling. Het uiteindelijke doel is dat de medewerkers van de sociale dienst toegang hebben tot digitale versies van hun dossiers. Dit gaat over alle actieve dossiers van gezinnen in leefloon, vanuit schuldbemiddeling, huurbegeleiding, energiecel, … en uiteraard het archief met de vele passieve dossiers. “Door dossiers te digitaliseren besparen we niet alleen tijd voor onze medewerkers, maar ook voor de mensen om wie het uiteindelijk gaat. Sneller en efficiënter werken betekent dat onze cliënten sneller acties kunnen ondernemen waar nodig. Dat komt onze samenleving ten goede.” Zegt schepen Koen Anciaux, voorzitter van het Sociaal Huis.

Mechelen als proeftuin
Mechelen is niet de enige stad die kampt met bergen papieren dossiers. Vanuit heel wat andere sociale diensten van andere steden en gemeenten is er veel interesse voor de werking van het Digitaal Sociaal Dossier. Vanuit de proeftuin werden ook andere gemeenten betrokken en met het eerste resultaat werd er naar een leverancier uitgekeken die het Digitaal Sociaal Dossier softwarematig op punt kon stellen. In november 2016 werd de proeftuin overgedragen aan Cipal DV. Samen met de dienst ICT en de Sociale dienst van de stad Mechelen werd er een testfase opgezet, werden de resultaten doorgesproken en werd er bijgestuurd waar nodig. “Samen met de stad Mechelen heeft Cipal DV een softwareprogramma uitgewerkt waardoor medewerkers van de Sociale dienst van de stad via enkele muisklikken toegang krijgen tot alle relevante info binnen een dossier, op een eenvoudige manier info kunnen uitwisselen. Op deze manier wordt het makkelijker samenwerken met collega’s los van tijd en plaats, “ geeft Walter Schroons, voorzitter van Cipal DV aan.

Nu is het moment daar om effectief van start te gaan en zal het Digitaal Sociaal Dossier geïmplementeerd worden, binnen onze eigen stadsdiensten maar ook bij de andere betrokken lokale besturen.

Mogelijke uitbreiding
Mechelen nam een voortrekkersrol op tijdens dit project. De Sociale dienst is niet de enige dienst die kampt met bergen papieren dossiers. Het Digitaal Sociaal Dossier dient dan ook als pilootproject voor andere stadsdiensten die vandaag nog met papieren dossiers werken. “We zijn nog maar net van start gegaan met het effectief werken met het Digitaal Sociaal Dossier en kregen we een nominatie voor een Publica Award voor het meest ICT- connected overheidsproject 2017. De kracht zit hem in het toekomstgericht zijn van deze software. Het kan ook als basis dienen voor alle andere communicatie met overheden door bijvoorbeeld het afleveren van elektronische documenten aan een cliënt die moeten voorzien zijn van een handtekening,” vertelt schepen van ICT, Stefaan Deleus. “Ik geef dan ook een dikke pluim aan onze ICT-dienst en de Sociale dienst om de voortrekkersrol die ze in heel dit dossier hebben opgenomen,” geeft schepen Deleus verder aan.



Klik hier voor meer nieuws over Reflex

Commentaar